In ufficio, volenti o “nolenti”, si ha a che fare con una grande quantità di documenti cartacei. Con il passare del tempo questi si accumulano, l’uno sull’altro, finendo col diventare ingombranti e confusi. Se si ha bisogno di consultare qualcosa, trovare quello di cui si ha bisogno non è per nulla facile. Per non avere confusione, avere tutto a portata comodamente e non perdere niente d’importante è opportuno organizzare un archivio in ufficio.
Per farlo, non serve chissà che cosa, basta prestare attenzione e munirsi degli strumenti giusti. Per costituire un buon archivio occorrono degli scaffali per ufficio, dei registratori di cartone rigido, etichette e una buona dose di pazienza. Andare di fretta, infatti, non aiuta nell’organizzare bene le cose e l’errore in queste operazioni è un po’ come una tessera del domino in bilico: rischia di portare altri errori, che portano altri errori etc. Sarebbe opportuno avere il tempo sufficiente per organizzare l’archivio tutto d’un fiato per evitare di interrompere e dover riprendere a più step, cosa che può facilitare l’errore.
Strumenti e prodotti per l'archiviazione
Quali sono gli strumenti e prodotti per l'archiviazione necessari all’organizzazione di un archivio? La prima cosa da procurare sono degli scaffali per l’ufficio che saranno utili per raccogliere tutta la documentazione. Questi non dovranno solo essere belli da vedere per non stonare in ufficio, ma anche e soprattutto utili e capienti, ben organizzati così da ingombrare giusto il necessario. Quelli a più ripiani sono di solito i migliori. Attenzione a scegliere prodotti di qualità ben resistenti. Le mensole devono sopportare il peso senza difficoltà per evitare che cedano con l’andare del tempo. Inserendo un faretto all’interno si vedrà meglio nel caso l’armadio sia messo in un punto scarsamente illuminato dell’ufficio.
Oltre agli scaffali sono indispensabili i registratori, cioè quei contenitori di cartoncino rigido che sono utili per raccogliere i fogli in maniera ordinata. Questi raccoglitori, con anelli o meno, possono avere vari colori. Le varietà cromatiche sono molto utili al fine di organizzare meglio i documenti e distinguerli per tipologia. La catalogazione dipende dalla tipologia e dalla quantità di documentazione e varia in base all’attività.
In ogni caso, di norma, sono utili le buste di plastica trasparenti, i separatori da inserire nei raccoglitori, le etichette. Per le diciture, se non si stampano con la stampante, è meglio usare un pennarello indelebile.
Come catalogare
Il primo passo per organizzare un archivio è quello di individuare delle macro categorie: una distinzione per cliente, una distinzione per tipo di documenti… tutto dipende dal tipo di pratiche che si devono conservare. Ogni macro-categoria conterrà altre categorie più piccole. I documenti all’interno saranno organizzati ordinatamente e numerati.
Ogni faldone e raccoglitore deve essere munito dell’etichetta con il nome della categoria o l’indicazione di ciò che contiene per aiutare a distinguerlo: indicazione temporale, alfabetica, tipo di documenti. Se il materiale è davvero molto sarebbe bene avere un indice dell’archivio che va completato mano a mano che lo si costituisce: in pratica si crea un database, magari con Excel cosicché poi si possa fare una ricerca in quattro e quattr’otto.
