L’argomento della conservazione sostitutiva delle fatture, soprattutto da quando è entrato in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica, ha generato numerose perplessità che oggi vogliamo chiarire. Dal 2014 il Governo ha avviato un processo importante di digitalizzazione pubblica che, a mano a mano, ha riguardato la quasi totalità delle attività produttive ed economiche del Paese. Questo ha comportato per piccole e medie imprese la necessità di dotarsi di strumenti tecnologici per adempire alla legge e, dal 2019, la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è diventata una necessità piuttosto diffusa. Questo ha reso l’archiviazione sostitutiva un pilastro fondante della contabilità aziendale, motivo per cui oggi vogliamo chiarire dettagliatamente di cosa si tratta.
Cos’è la conservazione sostitutiva?
Per conservazione sostitutiva si intende, molto semplicemente, la conservazione elettronica di un documento. Si tratta di una procedura stabilita dalla legge che conferisce valore legale al documento conservato in formato digitale. I documenti che possono essere considerati legali tramite conservazione sostitutiva sono, per l’appunto, le fatture. Si tratta di un passo in avanti importante, che dà la possibilità di consultare e trasferire documenti senza servirsi dei formati cartacei che possono deteriorarsi o essere smarriti. Il fatto che una fattura possa essere trasmessa, trasferita o conservata in formato digitale, tuttavia, solleva un dubbio piuttosto ricorrente: come si assolve l’imposta di bollo? Come funziona un’imposta di bollo telematica?
Come funziona la conservazione sostitutiva?
In primo luogo, devi sapere che la conservazione sostitutiva richiede un preciso formato, ovvero XML. Questo tipo file consente di contenere i dati della fattura in una formula strutturata per essere leggibile dai software di fatturazione digitale. In altre parole, è un linguaggio comprensibile ai programmi adibiti a tale scopo. Conservare la fattura in formato XML consente di mantenerla integra e di certificarne la data e l’ora di emissione in maniera del tutto automatica. I software di fatturazione emettono fatture già in questo formato, quindi non occorre altro che apporre la firma digitale e inoltrare il documento. Ovviamente sarà necessario fornire numero di fattura, partita IVA di mittente e destinatario ecc.
Dato che vige l’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche, il programma farà tutto in maniera automatica e la conservazione sostitutiva è semplificata. La conservazione sostitutiva, quindi, è una forma digitale di un documento marcato e certificato automaticamente.
Cosa avviene per le fatture cartacee?
Solitamente le fatture cartacee devono essere conservate in appositi archivi che fanno parte di tutta la documentazione aziendale. Inoltre, devono essere conservate per dieci anni dal termine dell’esercizio ed è per questo che nel tempo si accumulano ingenti quantità di documenti cartacei che rischiano di essere smarriti o deperiti. Per questo è consentito conservare digitalmente anche le fatture cartacee stando a quanto riporta la legge 489/1994 che stabilisce che questi documenti siano archiviabili tramite registrazione su supporti di immagini a patto che siano leggibili. Chiaramente è molto più semplice cominciare a mettere in pratica la conservazione sostitutiva digitale perché consente di estrapolare dati e informazioni istantaneamente, senza il rischio di commettere errori.
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