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Business | 03 febbraio 2021, 15:00

Risorse Umane e Smart Working: la firma elettronica nei contratti di lavoro

La firma elettronica è diventata una vera e propria risorsa, spesso indispensabile per il reparto delle Risorse Umane.

Risorse Umane e Smart Working: la firma elettronica nei contratti di lavoro

Nell'ambito delle Risorse Umane, sono ormai diversi anni che stiamo assistendo ad una progressiva quanto inevitabile dematerializzazione, che interessa tutti gli aspetti gestionali ed organizzativi. È da tempo che molte aziende si sono dotate di software HRIS, in grado di gestire molteplici aspetti legati al team, dal recruitment agli orari, al monitoraggio delle assenze. Parliamo di strumenti che nell’epoca della digitalizzazione sono diventati ormai indispensabili, ma che non sono comunque in grado di completare il processo di dematerializzazione.

Il problema di molte aziende, almeno fino a poco tempo fa, rimaneva la gestione del contratto di lavoro che doveva essere firmato da entrambe le parti. Questo comportava perdite di tempo oltre ad incidere sul budget, poiché stampare i documenti in formato cartaceo non è certo una soluzione economica (per non parlare dell’impatto ambientale). Per ovviare a questo limite, è stata introdotta ormai da diversi anni la firma elettronica che adesso, nell’era della digitalizzazione ma anche del post Covid e dello Smart Working, è diventata necessaria.

Firma elettronica: una risorsa preziosa per l'HR

Ecco che negli ultimi anni la firma elettronica è diventata una vera e propria risorsa, spesso indispensabile per il reparto delle Risorse Umane che grazie a tale strumento può finalmente completare quel processo di dematerializzazione avviato tempo fa ma non ancora del tutto concluso. Grazie alla firma elettronica è infatti possibile semplificare le operazioni in carico non solo ai dipendenti che operano nell’ambito delle Risorse Umane ma anche dei nuovi assunti.

Sono infatti ancora diverse le aziende che ad oggi sono riuscite a raggiungere un buon grado di dematerializzazione ma che non lo hanno completato. La carta continua ad essere utilizzata spesso e volentieri per autenticare qualsiasi rapporto contrattuale tra datore di lavoro e dipendente, ma questo è un limite che finalmente è possibile superare, proprio grazie alla firma elettronica.

La firma elettronica del contratto di lavoro

Oggi il contratto di lavoro può essere stipulato e convalidato in formato digitale, senza la necessità della carta. È infatti sufficiente utilizzare la firma elettronica, regolata a livello europeo dal regolamento eIDAS, che consente di utilizzarla (a determinate condizioni) anche per la convalida del contratto di lavoro. Attenzione, però, perché per essere riconosciuto il processo di firma elettronica deve rispettare l’integrità del documento, prevedere un sistema di identificazione del firmatario e fornire un certificato.

Bisogna dunque affidarsi ad un provider come YouSign, che risulti in possesso della certificazione eIDAS e che sia in grado di offrire uno strumento valido e sicuro.

Smart Working e telelavoro: le aziende verso la firma elettronica

Ad aver spinto moltissime aziende ad affidarsi a provider come YouSign nell’ultimo anno è stata sicuramente la situazione di emergenza sanitaria dovuta al Covid e la conseguente diffusione di smart working e telelavoro. Il drastico calo degli incontri in presenza ha spinto numerose realtà a fare colloqui di lavoro in via telematica, ma se poi il contratto deve essere firmato in modo tradizionale risulta tutto inutile. Grazie alla firma elettronica, la digitalizzazione e la dematerializzazione dei documenti si possono considerare completati.

Richy Garino

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