In questo periodo più di prima, nasce la necessità di organizzare videochiamate e conference call con i colleghi per programmare le attività, con il direttore per ragguagliare sui progressi ma anche con potenziali partner, investitori e clienti. Che usi il pc, tablet o smartphone, ecco 3 utili consigli per organizzare una conference call come si deve.
Scegli la piattaforma e controlla gli strumenti
La prima cosa da fare per organizzare una conferenza via computer è scegliere la piattaforma migliore. Verifica di avere tutti i contatti per invitare i colleghi di lavoro oppure i partner e comunica i dettagli della video call. Oggi ci sono davvero moltissime piattaforme tra cui puoi trovare quella che meglio risponde alle tue esigenze. Non puoi comunicare all’ultimo che tipo di host preferisci per la conferenza ma devi dare a tutti il tempo di adeguarsi, scaricando l’applicazione.
Fatto ciò, individua un orario comodo per ogni partecipante e che ti dia il tempo per trattare adeguatamente l’argomento del giorno. Infatti, non sarebbe cortese indire la conferenza video alle ore 11:00 o alle ore 17:30 perché troppo vicini agli orari dei pasti o di chiusura. Scegli l’orario in base a quanto prevedi sia dilungherà la questione. Infine, controlla che telecamera, microfono ma soprattutto che la connessione internet siano funzionanti per scongiurare brutte figure.
Prepara il materiale e gli appunti
Non arrivare mai impreparato alle riunioni, che siano fisiche o virtuali. Prepara il materiale che devi esporre e, possibilmente, anche un discorso così sarai professionale. Farai bella figura con i colleghi e soprattutto col capo, oltre far colpo sui clienti. Anche se sei a casa, dimostrerai di star lavorando sodo senza perdere tempo prezioso.
In secondo luogo, se non sei tu a dover condurre la conversazione ricorda di avere sotto mano un blocco per prendere appunti e scrivere le parti più salienti. In alternativa, potresti registrare la conversazione ma, a far bene, dovresti prima chiedere il permesso perché potrebbero esserci dei problemi per quanto riguarda la privacy e la riservatezza.
Attenzione allo sfondo e all’ordine
Prepara il “set” per la conference call con un buon aspirapolvere per pulire bene l'ufficio o lo studio a casa. In tanti in questi ultimi periodi hanno ironizzato sulle conference call da casa mostrando che basta vestirsi bene dalla vita in su e sotto portare ancora il pigiama. È sicuramente un’esagerazione ma dà l’idea di quanto sia fondamentale presentarsi bene in queste occasioni che sono sempre formali. Anche se fisicamente non sei in ufficio, si tratta sempre di lavoro d’ufficio perciò ci vuole l’abito giusto.
Ricorda che i tuoi colleghi e le altre persone collegate avranno uno scorcio di quello che è il tuo ufficio. Soprattutto se sei a casa, preoccupati di organizzare lo spazio dietro di te. Dovresti avere uno spazio vuoto o comunque in ordine. Molti inquadrano la libreria e può esser un buon modo per mettere in mostra il tuo bagaglio culturale.
